订单,能出单的外贸邮件怎么写？

订单,能出单的外贸邮件怎么写？核心内容

                                                                                               

如何写订单，可以下单的外贸邮件？

           

   

   一、如何写出舒适的外贸邮件？

   

       

   

           

   

   1. 语调，礼貌

   

   Please could you ...?

   

   Would you be so kind to...?

   

   It would be agreat（better） if you could...

   

   I would be grateful for...

   

           

   

   基本需要基本的礼貌问候。

   

       

   

   Please 和 Kindly没有必要同时使用。一般来说，外国人很少在同一句话中使用两个单词。只需使用一个。

   

       

   

   2. 灵活使用连词

   

           

   

   并列关系

   

   Also

   

   In addition/in addition to.../What's more

   

   As well

   

       

   

   并列关系

   

   Furthermore/Moreover

   

   As well as

   

   Apart from/ besides

   

       

   

   因果关系

   

   Therefore/so/as a result/Consequently

   

   Due to/Owing to

   

   Since/As

   

       

   

   转折

   

   But/ However

   

   Although

   

   Despite/ In spite of

   

       

   

   转折

   

   While 表转折，表时间

   

       

   

   总结

   

   In short/ In brief

   

   In summary/In conclusion/To summarize

   

       

   

   排序

   

   Firstly,secondly,thirdly.. finally

   

   Finally-> Last but not the least注意使用语境

   

       

   

   注:不推荐以上邮件写法， 这么多say sorry，感觉不太好。

   

           

   

   没必要说那么多，说一次就行了。

   

       

   

   3. 常用邮件用语

   

           

   

   参考

   

   According to/ With reference to/With regard to

   

   回复请求

   

   As you requested/In answer to

   

       

   

   有人让我联系你

   

   Your name was given to me by ...

   

   I have been advised by xxx to contact you regarding shipment arrangement.

   

   Your colleague,Emma Green,suggested that I write to you conceming supplier application.

   

           

   

   你可能已经知道了

   

   As you may already know,

   

   As you may already have heard,

   

       

   

   感谢

   

   Thank you for your email.

   

   Thank you for your advice regarding....

   

   I would be grateful for your advice concerning ...

   

   I'm writing to thank you for your assistance.

   

   I appreciate for your effort.

   

   Your kindly reply will be highly appreciated!

   

   Thank you very much for the file you sent me. It's exactly what we need for check.

   

           

   

   通知

   

   Please be advised that...

   

   We are writing to advise(inform) you that...

   

       

   

   解释/弄清

   

   I am writing to explain...

   

   We would like to clarify certain points regarding...

   

   Could you help us to clarify whether it is for medical or non-medical use?

   

   Could you let us know your ideas on...?

   

           

   

   随附

   

   Please find enclosed...

   

   Enclosed please find...

   

   Enclosed is ..

   

   Enclosed are ..

   

   I'm enclosing the ..

   

       

   

   紧急求复

   

   As this matter is now urgent,we would appreciate a prompt reply. Thank you!

   

   As it is urgent,we look forward to hearing from you at your earliest convenience.

   

   Due to the urgency of the situation,I would appreciate receiving your advice as soon aspossible.

   

           

   

   请求

   

   I would be grateful if you could share with me some idea or comments for...

   

   I would appreciate further information on...

   

   I would be grateful if you could send me any picture/photo to get a clear idea?

   

   We wonder if you could send us a copy of required document for reference.

   

       

   

   结束语

   

   Please do not hesitate to contact me if I can be of further assistance.

   

   If you would like any more information,please do not hesitate to contact me.

   

   Should you have any question,please feel free to let me know.

   

   We'll be very pleased to send our best offer based on your detailed inquiry.

   

           

   

   开头语

   

   Hello Mr. John Smith

   

   Hi John

   

   Hi Mr. John Smith

   

   Dear friend,..

   

   To whom it may concern,..

   

   Dear [Job Title],..

   

   Dear Sir or Madam,..

   

   To XXX,..

   

   Hi guys,...

   

   Hey xxx Company,

   

       

   

   问候语

   

   Hello John,

   

   Hope this email finds you well.

   

   Good day!

   

   I hope you're doing well.

   

   I hope your everything is going well.

   

   I'm reaching out about...

   

   Congrats on...

   

           

   

   I'm sorry to disturb you,(x)

   

   不要这样用，知道打扰还这么说，客人心里会怎么想。

   

       

   

   4. 避免废话

   

           

   

   简练

   

   The supplier would by no means accept this condition. ->Never

   

   “so as to”→so

   

           

   

   多用动词生动，多用名词僵硬

   

   We'll have a discussion ->We'll discuss

   

   We'll have meeting with factory manager for this.

   

   -> We'll meet with factory manager for this.

   

   After our observation,-> After observed,

   

           

   

   没必要用奇怪难懂的短语，现在邮件更倾向于 casual，突出重点！

   

       

   

   5. 保持中立，减少冲突词

   

           

   

   用正面词代替负面词

   

   The production is slow so we have difficulty delivering on time.

   

   →The production is not very fast so we might have difficulty delivering on time.

   

   problem-> issue/ matter

   

   Due to the shortage of raw material,we may have to wait up to one week for delivery.

   

   However,we'll speed up production to fix the issue.

   

           

   

   改变句子的主要焦点

   

   you→ there/we

   

   You might misunderstood that..

   

   ->There seems to be a misunderstanding that..

   

       

   

   6.与客户保持相似的写作习惯

   

           

   

   保持相同的频率

   

   客户热情主动，你不能犹豫

   

   客户直奔主题，不能花太多时间打招呼和暖场。

   

           

   

   注意顾客的性格

   

   客户细心严谨，不能回复太随意，用词太口语化

   

   顾客注意细节，你要放大细节。顾客注重全局，你要兼顾全局

   

           

   

   照顾客户的习惯

   

   你也可以接近客户喜欢的表达方式。

   

   客户喜欢起理解偏差，就可以多用客户喜欢用的词。

   

   如果客户的英语水平有限，你应该使用更简单的短句

   

       

   

           

   

   7. 电子邮件中文字加粗需要注意的细节

   

   适度原则

   

   提醒客户利益力，提醒客户利益

   

       

   

           

   

   8. 电子邮件中有附件

   

           

   

   第一封邮件避免带附件

   

   提醒客户邮件中有附件/多个附件

   

   Please find the attachedshipping documents.

   

   Please find the following documentsin the attachment.

   

           

   

   1. Declaration of Conformity

   

   2. Technical datasheet

   

   3. EU Rep agreement

   

   4. Letter of registration

   

       

   

   9.适当修改邮件标题

   

           

   

   邮件标题要适当修改，比如一开始打招呼，后面谈样品，可以修改成 XXX 样品等

   

       

   

   10. 英语谚语要学，不要用

   

   英文邮件不是写作文

   

       

   

   11. 避免全文大写电子邮件

   

   尊重客户的写作习惯并不意味着盲目遵守

   

           

   

   全文大写字母邮件略显粗鲁、不礼貌和尊重

   

       

   

   12. 避免随意缩写

   

   注意你的专业形象

   

       

   

   13. 别忘了你的配件

   

           

   

   重发道歉

   

           

   

   标题

   

   Correction-前一封邮件的标题 附件发错了

   

   Oops-前一封电子邮件的标题 忘记了附件

   

   Correction-Quotation for office chairs

   

   Oops-Quotation for office chairs

   

       

   

   忘了附件

   

   Oops! My apologies,here is the attachment.

   

   Sorry! I forgot to attach the file in my last mail.

   

           

   

   附件错了

   

   I'm sorry,but I attached the wrong file in my last mail. Here's the correct one.

   

   I hope this hasn't caused you any inconvenience.

   

   Oh,My mistake.. I don't know somehow attached the wrong file. Here's the rightone.

   

       

   

   14. 第一封邮件要小心带附件

   

   02

   

   2.电子邮件沟通跟进中值得注意的一些问题

   

       

   

   1.不要和客户争论价格

   

           

   

   还是那个问题，目标价

   

           

   

   客户抛出价格只是降价的工具，你反驳客户绝对不可能。中国没有这个价格。

   

           

   

   然后跑偏了。

   

           

   

   谈判中讨论的目标价越多，锚定效应的影响就越大

   

   如果把所有的精力都花在目标价上，意义不大。

   

           

   

   因为目标价，我们去年谈判的时候也说过。它起到了心理学上称为锚定效应的作用。

   

           

   

   而且这个价格讨论的越多，他的锚定效应影响就越大。

   

           

   

   所以我们应该避免过多讨论，而是去展示你的优势，然后了解他的需求。

   

           

   

   不要总是谈论价格。当你认为目标价格达不到时，试着和客户谈谈其他事情。

   

           

   

   然后你会发现客户已经慢慢忘记了这一点。

   

       

   

   2. 忘了揣摩细节

   

           

   

   细节在哪里？

   

   *客户邮件的字里行间含义(某句、某字甚至标点符号)

   

   *关注点

   

   *邮件风格

   

   *发件时间

   

   *职位身份

   

   *对方公司性质

   

   * 供应链角色

   

           

   

   做销售，倾听很重要。

   

   积极引导客户，了解客户的心理和关注点。

   

           

   

   让客户感到快乐，设置一些想法，然后让客户感到胜利。

   

           

   

   比如客户问认证，认证其实是客户的关注点，建议引导。

   

           

   

   可以通过客户风格、邮件时间等细节来判断客户的位置fb/linkedin 上验证，看看对方公司的性质等。

   

           

   

   比如公司被集团收购，买家搞清楚了，可以电话沟通。

   

       

   

   3. 没有表现欲

   

           

   

   有意识地从邮件中塑造自己的形象

   

           

   

   细心、积极、礼貌、合作精神、专业、快捷...

   

           

   

   良好的印象会促进沟通的欲望，也能更有效地向客户传达您的邮件信息

   

       

   

   4. 说得太多，不如

   

           

   

   展示专业有个度

   

           

   

   临门一脚的机会近在眼前，若你不知道把握时机，收起过多的表达欲，那么往往可能起到反效果。

   

           

   

   当你比客户更专业时，你应该及时推荐和指导。

   

           

   

   如果用专业细节的提问来表现专业性，客户会有新的顾虑和疑惑，反而不下单。

   

       

   

   5. 准备替代方案

   

           

   

   商业的本质是交换

   

           

   

   僵局时，没有更多的交易条件可以交换。交换条件 可以通过提供灵活的替代方案来创建

   

           

   

   如：延长保修期、最小起订量、赔偿条件、价格有效期、包装方式调整、付款方式、独家销售、交货时间等......

   

       

   

   6. 议价区间 被误估

   

           

   

   A 客户可接受的价格，B 客户可能无法接受。

   

   A 客户无法接受的价格，B 客户可能无法接受。

   

           

   

   在同一个市场，即使是同一个产品，商业模式和销售渠道也会有很大的不同。

   

           

   

   只有客户采取不同的推广策略，销售渠道可能会有很大的不同，客户群体也会有很大的不同。

   

           

   

   与不同的客户合作，不同的报价策略和利润率把握。

   

           

   

   有些客户，你可能只有一次报价机会

   

       

   

   7. 你太体贴了，不能进一步

   

           

   

   面对客户的托辞：

   

   I'll consider all your conditions. If any news,I will let you know. Thanks!

   

   Could you share with me what is preventing you from move forward with me?

   

   Could you advise me if there is anything unclear to make a decision like a trial order?

   

   Which aspect do you think we can improve for you to close an order?

   

       

   

   8. 沟通方式太简单:邮件

   

   03

   

   3.为什么客户不回复邮件？

   

       

   

           

   

   1. 缺乏强相关性

   

   Dear Sir or Madam,

   

   To Who It May Concern,

   

   →尽量清楚收件人的姓名

   

       

   

   2. 销售人员不够专业

   

           

   

   业务员 Lisa 报价时，价格报错。 错了B 钱的价格报告变成了 A 价格。当她发现时，已经是第二天了。

   

           

   

   Lisa 写了一封电子邮件自己疏忽，请理解。

   

           

   

   顾客查看了 2 次 Lisa 的邮件，但一直没有回复。

   

           

   

   Lisa 第三天又追了一封邮件，告诉客户因为是新业务员，缺乏经验，犯了错误，很抱歉。

   

           

   客户仍然没有回复。

   

           

   

   →解决方案:换经理联系。

   

       

   

           

   

   3. 客户可能没有收到电子邮件

   

           

   

   企业邮箱给中东客户发了邮件，但一直没有回复。后来打电话，客户说没收到。

   

           

   

   所以变了 Gmail 邮箱，发邮件，客户很快就收到了。

   

           

   

   →解决办法：电话打起来

   

       

   

   4. 没有仔细分析客户的邮件

   

   业务员 Lisa 发了一封开发信，客户很快回复:

   

           

   

   Please I need urgently the best price of PE gloves one 20'ft container. Thanks!

   

           

   

   由于 PE glove 分为 HDPE 和 LDPE，又有厚度克重之分。

   

           

   

   Lisa 考虑到 20 尺柜数量多，报价需要准确，发邮件询问客户具体材质和克重，以便准确报价。

   

           

   

   客户没有回复。

   

           

   

   →解决方案：仔细分析客户的需求。

   

           

   

   顾客的需求是 URGENTLY。

   

           

   

   根据经验，需要快速分析客户的行业和市场需求HDPE 和 DPE 给客户每个合适规格的价格。

   

           

   

   有时报价需要准确，尽可能多地了解信息。但当销售人员应该做出推荐和指导的决定时，他应该主动快速报价。

   

       

   

   5. 客户和其他供应商已进入实质性沟通阶段

   

           

   

   业务员 Lisa 晚上收到阿里巴巴的询价，一个加拿大客户问了一个产品。

   

           

   

   询价信息长，买方详细介绍了自己公司的背景和采购需求。

   

           

   

   但 Lisa 刷网剧，没心思回复，想等到第二天早上上班再回复。

   

           

   

   但当晚另一家供应商业务员 Rick 快速回复，顺利加入客户 whatsapp。

   

           

   

   经过近1个小时的深入沟通，客户收到了详细的信息和报价，并让 Rick 寄样品。

   

           

   

   第二天早上，Lisa 回复邮件报价，但客户没有回复。

   

           

   

   →解决办法：B2B 平台查询、回复速度和专业程度非常重要。

   

           

   

   快速专业的回复更容易让您更快地与客户进入实质性沟通阶段，建立相对的信任。

   

       

   

           

   

   6. 缺乏决心

   

           

   

   业务员 Lisa 向客户报价，客户回复价格高于目前采购价格，但希望看到样品。

   

           

   

   而 Lisa 问客户快递到付账户，客户回复我们不会给供应商到付账户。

   

           

   

   Lisa 于是他问老板，老板说他想降价，否则他不会要样品。但是先和客户谈价格。如果价格没有确认，就白寄了。

   

           

   

   于是 Lisa 尝试让客户从产品质量、公司优势等方面接受自己的报价，客户从未回复。

   

           

   

   →解决方案：快速准备样品。样品发送后，有机会继续沟通。

   

   04

   

           

   

   接下来和大家分析一些朋友的开发信:

   

   【1】

   

       

   

   有一些自动化程度很高的营销工具。它可以设置在发送第一封电子邮件几天后发送下一封电子邮件，并在多少天后再次发送。

   

           

   

   都是自动化的，可能都写好了。

   

           

   

   但这些都不合适。

   

           

   

   因为传统的 b to b 有些买家实际上是专业买家。所以他们都是高度的工作场所和市场化。

   

           

   

   这些人那么踏实，不是很喜欢那种有夸大性质的、有欺骗性质的邮件。

   

           

   

   甚至有一些开发信的标题，可能会过度利用人性，因为营销注重利用人性的弱点。

   

           

   

   如果我写开发信，我更喜欢一些中性标题。

   

           

   

   这封邮件，标题不需要两个斜杠，一个可以。

   

           

   

   正文，直奔主题。

   

           

   

   这封开发信有报价，建议互动后再报价。

   

           

   

   还有图片，内容有点多。

   

           

   

   第一封电子邮件确保正确的人收到电子邮件。至于需求是不确定因素，产品推荐可以放在后面。

   

           

   

   开发信了解不多，可能会去网站，基本了解你的公司，会回复。

   

           

   

   第一封邮件，要找到切入点。

   

           

   

   邮件中的蓝色字体有点毫无意义，只是一个礼貌的词，你可以关注优势产品，然后去 pitch 他。

   

   【2】

   

       

   

           

   

   kaly 邮件太模板化了，第二部分太简单了，模板本身没有问题。

   

           

   

   至少简单介绍一下自己。这封电子邮件 4 句子不知道你是谁。

   

           

   

   【3】

   

       

   

   标题太长，看起来不容易，别人不想读。

   

           

   

   公司名称不需要全名。

   

           

   

   注意中英文标点符号，diapers 后面的逗号太突兀了。

   

           

   

   第一句话，无感，明显，无兴趣点。

   

           

   

   其实你如果有一个具体的收件人，而且发给了对的人的话，这个重要级的权重还是蛮大的。

   

           

   

   有时候，这比你的邮件写得好不好更重要。

   

           

   

   因为有时候你的电子邮件可能写得很好，但是你没有具体的收件人，然后无论你在下面写得多好，都可能是徒劳的。

   

           

   

   【4】

   

       

   

   有点广告意味着轰炸客户。最好打电话或找到合适的人。

   

   【5】

   

       

   

       

   

   提高开发信回复率的本质因素：

   

           

   

   一、送给正确的人。

   

           

   

   二、确保对方能收到。

   

           

   

   注意细节，不要插入大图片，不要附件，避免邮件服务器识别为垃圾邮件，打电话确认是否收到邮件。

   

           

   

   3.对方有需求。

   

           

   

   对方没有需求，白折腾。

   

           

   

   4.有回复。

   

           

   

   这张图太多了，很容易被当成垃圾邮件，太想 pitch 客户了。

   

           

   

   即使做成 pdf 文档，最好回复第二封邮件。

   

           

   

   这封邮件太暴力了，第一封邮件要温和。

   

   【6】

   

       

   

   一开始就不想读，太从自己的角度考虑了。

   

           

   

   第一句话太挑战我的判断力了。

   

           

   

   背景色多，有强调，有下划线。

   

           

   

   下划线的 if...company，有点像垃圾邮件。

   

           

   

   邮件太贵了。

   

           

   

   花不是坏事，但是下划线有点像钓鱼邮件。生意有点不舒服，突出重点就好。

   

           

   

   下面还特意说帮忙转给别人，有点浪费别人的时间。最好把这句话放在前面。

   

   【7】

   

       

   

       

   

           

   

   为什么人们不不愿意花更多的时间去找对的人？？

   

           

   

   建议与客户合作connection点，切入点，向前写，别人会更愿意读。

   

           

   

   最大客户这一点，这样写不太合适。

   

           

   

   你可以露出客户公司名称的两个字母，其他的都是星号。

   

           

   

   没必要写，因为有时候你发的邮件对象可能是客户的竞争对手。

   

           

   

   sales 可以发，再用电话扫一遍。

   

           

   

   这个签名有点偏向营销。正常情况下，头像不会作为签名。

   

   【8】

   

       

   

   客户可能不想换供应商。

   

           

   

   如果你直接用产品继续搜索，你会发现稳定的供应商。

   

           

   

   做供应链分析。如果开发客户，供应链中间环节的经销商和品牌相当舒适。

   

           

   

   我认为这两封电子邮件不能代表任何东西。例如，他们现在可能有供应商，合作得很好。你可能很难切断它们。

   

           

   

   做一个温暖的备胎，找机会上位。

   

   【9】

   

       

   

   第一句 which 从句没有加强要加强的内容，比如加粗。这种邮件见得比较少，符号列出 feature 的。

   

           

   

   第一封邮件通常只是为了产生 connection，只是关联。

   

           

   

   比如用时光机看之前的网站描述，看过去到现在的发展，是怎么变的，怎么发展的。

   

           

   

   背调分析，挖掘海关数据等信息。

   

           

   

   这封邮件说不出什么感觉，都是你自己列出的。

   

           

   

   如果与客户有关，会更有吸引力。

   

   【10】

   

       

   

   在平台上发信，很多客户都是临时邮箱。

   

           

   

   可能客户邮件太多，没有时间看邮件，没有注意，或者没有吸引力。

   

   【11】

   

       

   

   乍一看，这是一个可以发送到每个市场的模板。如果你了解市场，你可以写一点不同。

   

           

   

   可以提供免费样品，free 我不会写这个词，因为它很容易触发垃圾邮件。

   

           

   

   样品一般建议写 sample could be provided。

   

           

   

   比如这个客户是马来西亚的，那我就集中精力了去写我对于这个市场了解的一些信息。

   

           

   

   找到共同点，让对方感兴趣。

   

   【12】

   

       

   

   标题太长了。

   

           

   

   公司名称中间的-没必要，比如营销工具发的邮件。

   

           

   

   我来自中国深圳erick，没必要写，客户邮件会显示你的名字。

   

           

   

   前面问候太多，不说是哪家公司。

   

           

   

   第一邮件不要带附件。

   

           

   

   以上内容意义不大，找不到切入点，找不到相关性。

   

           

   

   我会把这封邮件写成 message，直入主题。

   

           

   

   总要找到一些关联，比如:

   

           

   

   with reference product on your website ...could you pls be so kind to give me a hand to advise me who is in charge purchase...

   

           

   

   主要是找到正确的人，而不是列出公司的实力。

   

           

   

   与其写模板，不如简单介绍自己和公司寻求帮助，找到采购。

   

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