外贸卖家商务信函的书写需要注意些什么？

对外贸易商业书信的写作要点有哪些？

目录

• 答案
• 文章目录
• 外贸卖家商务信函的书写需要注意些什么？详细回答

外贸卖家商务信函的书写需要注意些什么？详细回答

对外贸易商业书信的写作要点有哪些？

对外贸易商业书信的写作并不需要使用华丽优美的词句。你所要做的就是，用简单质朴的语言，准确地表达自己的意思，让对方能很清楚地了解你想说的话。围绕此点，总结了几个方面的内容，希望对撰写商务信函有所参考。

*口语化。

每次书信的往来，都是你和收件人之间的一种交流。人类是感性的，所以你需要在你的信件中体现出感性的一面。但是许多人都有这样一种误解，认为商业信函的写作应该带有一种特殊的“商业腔”，因此，将一封本该充满热情友好的信件写得呆板、毫无生气。它们更喜欢写Your letter has been received”，“Your complaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint”。事实上我们只是简单地去理解，每一次书信往来不就是和对方谈一谈吗？只是把谈话内容写在纸上而已。更多地使用一些简单明了的句子，用我/我们作主语，这会使我们的书信读起来热情、友善，就像两个朋友间的交谈那样简单、自然、人性化。

想像一下，如果你因为不能按时交货而给你的合伙人打电话，你会怎么想？你可以说“I am sorry we cannot deliver the goods today”。你在电话里这么说了，为什么要将“It is regretted that goods cannot be delivered today”？改为信件？抛开这所谓的“业务腔”，你的信件也要像谈话一样简单、自然、人性化。

*语气强调。

因为你写的书信都是有目的的，你信中所使用的语气语调也要符合你的意图。不妨在写这封信之前仔细想一想，你写这封信是为了达到什么目的，你希望对收信人有什么影响？它是道歉的、说服的、坚定的、请求的。用书信中的语气语调，完全可以表达出来。

*真诚。

无论是在生活中还是在商业上，真诚是最重要和最基础的，所以你的信函也要能充分体现你的诚意。不管怎样，你都要用你的真诚来说话。拿起一封写好的信看一遍，确保如果这个时候对方正在打电话给你，他一定能感觉到你的自然和真诚。

*直截了当

就像你一样，你的合伙人每天都要阅读大量的信件文件。因此，书信必须写得简洁，简短，切题。若内容不符合要求或对信件的目的无益，请毫不留情地放弃。这类内容，不但不能使沟通更顺畅，反而会混淆视听，不但不能引起读者的兴趣，反而会激怒和反感。